ประชุมให้ได้ผลดี มีประสิทธิภาพ แบบ “อีลอน มัสก์

“อีลอน มัสก์” ซีอีโอ ของ Tesla ใช้เวลา 10 ปีในตำแหน่ง ทำให้บริษัทที่แม้แต่ญาติของเขาก็ไม่รู้จัก กลายเป็นหนี่งในบริษัทผลิตรถยนต์ไฟฟ้าที่มีมูลค่ามากที่สุดในโลก เขาเคยกล่าวว่า กว่าจะได้มาซึ่งความสำเร็จ จนสามารถต่อกรกับคู่แข่งที่เป็นบริษัทขนาดใหญ่ระดับตำนานและมีฐานที่มั่นในตลาดมานาน เขาต้องทำงานอย่างหนักด้วยวิธีคิดที่แตกต่างจากคนอื่นๆ

ในอีเมลล่าสุดเมื่อปีกลายที่มัสก์ส่งถึงผู้ถือหุ้นและเพื่อนร่วมงาน เขาเสนอวิธีการประชุมแบบที่ปฏิบัติกันในองค์กรเทสลา ซึ่งทำให้องค์กรยืนหนึ่งในวงการธุรกิจ

และต่อไปนี้ คือ กฎสามข้อสำหรับการจัดการประชุมที่ดี และมีประสิทธิภาพแบบเทสลา

1. ไม่ต้องจัดประชุมชนาดใหญ่

2. หากคุณไม่ได้สร้างคุณค่าอะไรให้ที่ประชุม จงเดินออกมา

3. ไม่ต้องจัดประชุมบ่อย

มาดูเหตุผลประกอบแต่ละข้อที่เขาแนะนำไว้กัน

1. ไม่ต้องจัดประชุมขนาดใหญ่

อีลอน มัสก์ เขียนในเมลว่า “โปรดหลีกเลี่ยงการจัดประชุมขนาดใหญ่ นอกเสียจากคุณแน่ใจว่า การประชุมนั้น จะส่งมอบคุณค่าให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน”

อีลอน มัสก์ เคยให้สัมภาษณ์ว่า ปกติแล้วการประชุมที่บริษัทของเขา จะมีคนเข้าร่วมประชุมไม่มากไปกว่า 4 – 6 คนต่อครั้ง ซึ่งแนวคิดนี้ได้รับการยืนยันจากผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการอย่าง Neal Hartman ศาสตราจารย์จาก MIT Sloan School of Management ที่เพิ่งให้สัมภาษณ์กับ CNN ว่า

เรามักไม่ค่อยคำนึงว่า ใครบ้างควรเข้าประชุม ทำให้คนจำนวนมากถูกเชิญเข้าร่วมประชุม ซึ่งหากหัวข้อการประชุมนั้นไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา เขาก็ไม่สามารถแบ่งปันอะไรกับที่ประชุมได้ ได้แต่นั่งเฉยๆ และคิดถึงสิ่งต่างๆ ที่เขาน่าจะได้ทำแทนการนั่งอยู่ในห้องประชุมแบบนี้

ดังนั้น พึงระลึกว่า ครั้งต่อไปก่อนจะส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุมถึงใคร ให้ถามตัวเองว่า ในบัญชีรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมนั้น ใครอยู่ในรายชื่อที่จะสามารถแบ่งปัน หรือแลกเปลี่ยน กับที่ประชุม หรือได้รับประโยชน์จากการเข้าร่วมประชุมครั้งนี้ และมีใครที่ไม่จำเป็นต้องเข้าประชุมครั้งนี้หรือไม่

เมื่อตั้งคำถามแบบนี้ ก็จะทำให้คุณสามารถคัดรายชื่อผู้ไม่เกี่ยวข้องออกได้ ทำให้องค์ประชุมมีขนาดเล็กลง เหลือแต่คนที่จำเป็นต้องเข้าร่วมจริงๆ และทำให้คนอื่นๆ สามารถจดจ่อกับการทำงานของตน เพื่อผลผลิตที่ดีกว่าแทน

2. หากคุณไม่ได้มีส่วนแบ่งปันหรือให้คุณค่าเพิ่มเติมใดๆ กับที่ประชุม จงออกจากการประชุมนั้นซะ

อีลอน มัสก์ ให้คำแนะนำต่อเรื่องนี้ว่า “ให้เดินออกมาจากที่ประชุม หรือ ออกไปโทรศัพท์ หากการอยู่ของคุณไม่มีประโยชน์กับการประชุมนั้น” พูดแบบนี้ หลายๆ คนอาจรู้สึกรับไม่ได้ แต่เทสลายืนยันว่าวิธีนี้ได้ผลมาก

ประเด็นสำคัญคือ ควรต้องสร้างกฎและมารยาทการประชุมลักษณะนี้ให้เกิดขึ้นในองค์กร ให้ทุกคน ทั้งหัวหน้าทีมงานและสมาชิกในทีมตระหนักถึงข้อดีของกฎดังกล่าว

อีลอน มัสก์ บอกว่า ไม่ใช่เรื่องเสียมารยาทเลยที่จะเดินออกจากที่ประชุม หากคุณทำให้ใครต้องนั่งอยู่ในที่ประชุม แล้วเสียเวลาทำงานไปแบบเปล่าประโยชน์ต่างหาก ที่เป็นการเสียมารยาทมากกว่า

ดังนั้น พึงตระหนักว่า หากที่ประชุมของคุณมีแต่คนเข้าร่วมประชุมที่เอาแต่โทรศัพท์ไม่หยุดหย่อน คุณก็ควรพิจารณานำกฎข้อนี้มาใช้กับทีมงานได้แล้ว

3. ไม่ต้องประชุมบ่อยๆ

อีลอน มัสก์ ยังเขียนอีกว่า ให้ขจัดการประชุมบ่อยๆ ออกไป เว้นแต่มีเรื่องสำคัญเร่งด่วนที่ต้องดำเนินการ และเหตุผลในการจัดประชุมเร่งด่วนบ่อยๆ ควรจะลดลงอย่างรวดเร็วเมื่อประเด็นเร่งด่วนนั้นได้รับการแก้ไขแล้ว

ใครก็ตามที่ทำงานในองค์กรขนาดใหญ่ ย่อมตระหนักถึงคุณค่าของกฎข้อสามนี้ การจัดประชุมบ่อยๆ ที่ถูกกำหนดในตารางเพื่อจัดการประเด็นเร่งด่วน พอทำบ่อยเข้า ก็จะกลายเป็นว่า ต้องมีประชุมลักษณะนี้เกิดขึ้น

แม้การประชุมแบบนี้จะเกิดขึ้นแค่หนี่งหรือสองครั้งก่อนที่ผู้ดำเนินการประชุมจะจับสังเกตุและแก้ไขได้ ก็ยังถือว่าเป็นเรื่องเสียเวลา และทำให้ประเด็นสำคัญเร่งด่วนกว่าอื่นๆ ถูกเลื่อนออกไปแทน

พึงตระหนัก โดยถามตัวเองว่า มีความจำเป็นเร่งด่วนแค่ไหน ถึงต้องจัดประชุมลักษณะนี้ และจะสามารถลดการประชุมเร่งด่วนแบบนี้ แล้วใช้การสื่อสาร รายงานความคืบหน้าของประเด็นผ่านทางอีเมล์ หรือ กรุ๊ปแชตแทนได้หรือไม่

หากทำได้ คุณก็จะเซฟเวลาทำงานให้กับทุกคนได้ และเพิ่มคุณค่าของการประชุมที่จัดขึ้นทุกครั้งให้เป็นการประชุมที่มีความหมายกับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

อีลอน มักส์ มั่นใจว่ากฎสามข้อของเขา จะสามารถช่วยเพิ่มผลผลิตการทำงานขององค์กรและทำให้ทุกการประชุม มีคุณค่า มีความหมาย และน่าจดจำ

ที่มา 
Elon Musk Knows How to Run a Meeting. Here's How He Does It
www.inc.com