เทคนิคการแสดงความเห็นในที่ประชุมแบบมือโปร

ในหลายๆ องค์กร ความพร้อมและความเหมาะสมในการเป็นผู้นำ ส่วนหนึ่งจะวัดกันในประเด็นที่เราพูด หรือแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม ซึ่งจะส่งผลต่อความก้าวหน้าในอาชีพของเรามากยิ่งกว่าการขึ้นกล่าวสุนทรพจน์เสียอีก

เทคนิคต่อไปนี้ ช่วยให้คุณพูดและแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม อย่างมีประสิทธิภาพ และดูเป็นมือโปร ในสายตาเจ้านาย ลูกค้า และเพื่อนร่วมงาน

1. เตรียมความพร้อมก่อนเริ่มประชุม – ก่อนการประชุม ควรเตรียมศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อการประชุมเอาไว้ให้พร้อม และเตรียมตั้งคำถามที่ต้องการคำตอบเอาไว้ล่วงหน้า การทำเช่นนี้จะทำให้คุณสามารถเดินเข้าไปในห้องประชุมได้อย่างมั่นใจ และสามารถพูดแสดงความคิดเห็นในเรื่องต่างๆ ได้อย่างคล่องแคล่ว
2. ถามตัวเองว่า “ทำไปเพื่ออะไร?” – ก่อนเข้าที่ประชุม ให้ถามตัวเองว่า “ทำไมจึงสนใจสิ่งที่กำลังทำอยู่?” “ทำไมจึงสนใจองค์กรนี้” “ทำไมจึงสนใจในบทบาทหน้าที่นี้” การหาคำตอบของคำถามต่างๆ นั้น จะทำให้คุณเห็นถึงเป้าหมายของตัวคุณเองว่าต้องการอะไรจากการการประชุมครั้งนี้ ซึ่งเมื่อคุณรู้จุดมุ่งหมายแล้ว จะทำให้คุณมีความมั่นใจเพิ่มขึ้น
3. หยุดพัก เพื่อสูดอากาศลึกๆ ระหว่างการพูดบ้าง จะช่วยลดอาการตื่นเต้นลงได้ และยังเป็นการหยุดพักเสียงของคุณ ซึ่งเมื่อคุณเริ่มพูดต่อ น้ำเสียงของคุณจะมีความเข้มแข็งและชัดเจนขึ้น สื่อความมั่นใจของตัวคุณและสิ่งที่คุณกำลังพูดได้อย่างเต็มที่

ระหว่างที่คุณหยุดพูดชั่วอึดใจ ให้ใช้โอกาสคิดในหัวว่า ตอนนี้  ถ้าคนอื่นๆ ในห้องประชุมกำลังมีคำถามอะไรที่ตัวคุณเองก็สงสัยอยู่เหมือนกัน แต่ไม่มีใครพูดออกมา คุณควรจะถามแทนคนอื่นๆ ในห้องดีหรือไม่?  เพราะการพูดในประเด็นที่ไม่มีใครคนอื่นกล้าพูด หรือพยายามหลีกเลี่ยง จะสามารถชักจูงทิศทางของการสนทนาในที่ประชุมไปสู่เรื่องใหม่ๆ ได้ แทนที่จะวนเวียนอยู่ในเรื่องเดิม

 “ผู้บริหารที่ดี คือ ผู้ที่รู้ว่าตัวเองควรพูดอะไร และควรพูดเมื่อใด เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีที่สุด” ซึ่งคุณก็ควรทราบไว้เช่นกันว่า จังหวะไหนที่คุณควรเลือกปิดปากเงียบเอาไว้ เพราะในบางสถานการณ์ การเลือก “ไม่พูด”จะเป็นประโยชน์ต่อตัวคุณเองและผู้อื่นมากกว่า  เช่น

1. ไม่พูดเพื่ออวดรู้ และอวดเก่ง – เชื่อว่าหลายๆ ท่านคงเคยมีประสบการณ์ต้องทนนั่งอยู่ในห้องประชุม ทั้งๆ ที่เลยเวลาปิดประชุมไปนานแล้ว เพราะต้องทนฟังใครสักคนในที่ประชุมร่ายยาวในประเด็นที่คนอื่นๆ ในห้องคุยจบไปนานแล้ว หรือทราบอยู่แล้ว

ก่อนจะพูดอะไรในที่ประชุม คุณควรถามตัวเองว่า สิ่งที่คุณพูดสำคัญจริงๆ หรือไม่ ถ้าไม่ก็ควรยกเวลาอันมีค่าให้คนอื่นพูดไป และปล่อยให้การประชุมเป็นไปตามกำหนดการเดิม

2. ไม่ควรปิดโอกาสการพูดของผู้อื่น – ผู้บริหารที่ดีควรให้เวลา และโอกาสผู้อื่นในการแสดงความคิดเห็นภายในที่ประชุม เช่น ในการประชุมกับลูกค้า แทนที่ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมจะเป็นผู้พูดคุยเพียงคนเดียว ก็ควรปล่อยให้ลูกน้องได้พูดกับลูกค้า เพื่อให้โอกาสพวกเขาได้ทำความรู้จักกับผู้จะทำงานด้วยในอนาคต
3. พิจารณาให้ดีว่า ประเด็นไหนเหมาะที่จะคุยเป็นการส่วนตัวมากกว่ายกขึ้นมาเป็นประเด็นในที่ประชุม

สรุป

การแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม เป็น 1 ในวิธีที่ดีที่สุดสำหรับผู้บริหารในการสร้างวิสัยทัศน์และพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับลูกน้อง และกับลูกค้าของคุณ หากมีเวลาควรฝึกฝนการพูดทุกๆ วัน เพราะการมีทักษะการพูดที่มีประสิทธิภาพ จะสามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่กับหน้าที่การงาน และการดำเนินธุรกิจของคุณได้

…………………………..

แปลและเรียบเรียงจาก

https://hbr.org/2019/04/how-to-speak-up-in-a-meeting-and-when-to-hold-back

-จะระบุในภายหลัง-
เมื่อหลายปีก่อน สมัยที่เริ่มเป็นนักเขียนใหม่ๆ โดน บก. ขอให้คิดนามปากกาของตัวเอง
แต่คิดเท่าไหร่ก็ไม่ออก เลยใส่ไปในช่องข้อมูลว่า "-จะระบุในภายหลัง-" หลังจากนั้นก็
พลัดวันประกันพรุ่งมาเรื่อยๆ จน "จะระบุในภายหลัง-"กลายเป็นฉายาจริงๆ ไปซะอย่างนั้น