ประชุมออนไลน์อย่างไรให้ปัง!! by David JP Phillips

เดวิด เจพี ฟิลลิปส์ (David JP Phillips) เป็นชาวสวีเดน ได้รับการกล่าวขานว่าเป็น 1 ใน 10 กูรูผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและเป็นผู้มีพลังการพูดเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลง มีชื่อเสียงระดับนานาชาติ สั่งสมประสบการณ์ด้านการพูดและการฝึกอบรมมากกว่า 20 ปี ศาสตร์ของฟิลลิปส์โดดเด่นขึ้นมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคปัจจุบัน ซึ่งเป็นยุคข้อมูลข่าวสารและรูปแบบการสื่อสารก็เปลี่ยนไปจากอดีตอย่างสิ้นเชิง ดังนั้น การสื่อสารรูปแบบใหม่ ๆ จึงทวีความสำคัญยิ่งยวดขึ้นไปอีก

เมื่อฟิลลิปส์มองเห็นช่องทางนี้ เขาจึงไม่รอช้ารีบคว้าโอกาสทันที ด้วยการจัดเวทีพูดระดับโลกขึ้นในรูปแบบการพูดทางออนไลน์ภายใต้ชื่อว่า David JP Phillips Virtual World Tour โดยจัดขึ้นในช่วงเดือนพฤษภาคมถึงเดือนมิถุนายน 2563 แบ่งออกเป็น 5 ครั้งแต่ละครั้งมีหัวข้อแตกต่างกัน ประกอบด้วยหัวข้อ How to Avoid Death by Video Conference (13 พ.ค), How to Win Deals with Storytelling (20 พ.ค), Transform Your Life with Focus Questions (27 พ.ค), Transform Your Nervousness into Superpower (3 มิ.ย.), และ How to Turn 36 Hours into 24 Hours (10 มิ.ย.)

สำหรับวันนี้ passion gen สรุปใจความสำคัญของหัวข้อ How to Avoid Death by Video Conference มาฝากกัน เรื่องนี้เป็นหัวข้อที่น่าสนใจมาก เพราะเข้ากับสถานการ์ณโรคระบาดโควิด 19 ที่ทำให้การประชุมแบบพบปะกันไม่สามารถทำได้ ดังนั้น การประชุมทางออนไลน์ซึ่งบางครั้งก็เรียกว่า Webinar จึงมีความจำเป็นอย่างมากสำหรับทุก ๆ องค์กร

โดยปกติแล้ว การประชุมในรูปแบบเดิม ๆ จะพบเจอสิ่งไม่ปรารถนาอยู่บ่อย ๆ เช่น การแต่งตัวไม่ค่อยเรียบร้อยเหมาะสมของผู้เข้าร่วมประชุม การไม่สนใจฟังเท่าที่ควร เล่นเกมส์หรือดูคลิปต่าง ๆ ขณะฟังการประชุมสัมมนา แม้กระทั่งการเดินออกไปเข้าห้องน้ำเลยก็มี สิ่งเหล่านี้ เป็นข้อเตือนใจสำหรับผู้ที่จะเข้าร่วมประชุมทุก ๆ คน

บทความที่น่าสนใจ

• WORK FROM HOME ให้มีประสิทธิภาพ
• ตั้ง TO-DO LIST …. : 7 วิธี WORK FROM HOME ยังไงให้มีประสิทธิภาพ
• 7 นิสัยเสียที่เป็นตัวทำลายผลิตภาพ (PRODUCTIVITY) ของคุณง
• มารู้จักกับ “WILLPOWER” แรงใจที่จะทำให้คุณทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ และวิธีช่วยไม่ให้คุณรู้สึก ‘หมดไฟ’

ดังนั้น ในการประชุมแต่ละครั้ง ผู้จัดประชุมเองก็อยากให้งานประสบความสำเร็จมากที่สุด ส่วนผู้เข้าร่วมงานก็ควรจะได้ประโยชน์สูงสุด สองสิ่งถือว่าเป็นเรื่องสำคัญไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบทั่วไปหรือการประชุมทางออนไลน์

คราวนี้มาดูว่า How to Avoid Death by Video Conference หรือความหมายประมาณว่า “ทำอย่างไรที่จะหลีกเลี่ยงความตายจากการประชุมออนไลน์” ความตายในที่นี้หมายถึงความล้มเหลวนั่นเอง ต่อไปนี้คือข้อเสนอแนะและเทคนิคต่าง ๆ สำหรับการประชุมออนไลน์ ในทัศนะของฟิลลิปส์

แนวคิดองค์รวมของการประชุมออนไลน์ 8 อย่าง ที่ต้องคำนึงถึงคือ เริ่มจาก

1. คุณภาพเสียงต้องดี

เบื้องต้นเลยคือต้องใช้ไมโครโฟนที่มีคุณภาพเท่านั้น ต้องเป็นแบบรับเสียงได้ 180 องศา ไม่เช่นนั้นแล้วก็จะเกิดปัญหาตามมาแน่นอน เมื่อมีไมโครโฟนที่ดีแล้ว ต้องมาคู่กับ

2. ระบบวิดีโอที่มีคุณภาพและชัดเจน

ผู้จัดงานต้องลงทุนและเตรียมอุปกรณ์เหล่านี้ให้พร้อม เมื่อมีสิ่งเหล่านี้แล้วยังไม่พอ ต้องมี

3. การจัดไฟให้เหมาะสม

ต้องดูให้ดีว่าแสงสว่างในพื้นที่พอหรือไม่ ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นจะเห็นเราชัดเจนรึเปล่า ต้องมีไฟที่พอเหมาะไม่สว่างเกินไปและไม่มืดเกินไป

4. ระบบอินเทอร์เน็ตที่มีระบบการเชื่อมต่อที่มีประสิทธิภาพ

อย่าลืมว่าการประชุมออนไลน์นั้นต้องเชื่อมต่อคนที่อยู่ในพื้นที่อื่น ๆ ซึ่งอาจจะกระจายอยู่ทั่วโลกก็ได้

ต่อมาก็ต้องระมัดระวังเรื่อง

5. การจัดเฟรมสำหรับการพูด

ต้องจัดให้อยู่ในระยะที่ไม่ใกล้ไม่ไกลจนเกินไป

6. แบ๊คดร๊อปประกอบและพื้นที่รอบ ๆ ตัว

ต้องจัดให้เรียบร้อย มีความสวยงาม อยู่ในสภาพดูดี เป็นการแสดงออกถึงการใส่ใจของตัวผู้เข้าร่วมประชุมเอง ที่สำคัญอีกประกาศหนึ่งคือ

7. การแต่งตัวให้เรียบร้อย

แม้จะว่าเป็นการประชุมทางออนไลน์ก็ตาม และท้ายที่สุดคือ

8. ตระเตรียมสภาพแวดล้อมให้เหมาะสม

สภาพแวดล้อมในการประชุมที่ดีก็ส่งผลให้การประชุมมีประสิทธิภาพดีขึ้นไปด้วย

ฟิลลิปส์แนะนำว่า ขอให้มีการนำหลักการนี้ไปใช้ปฏิบัติจริง 10 ครั้ง แต่ละครั้งให้เพื่อนร่วมงานที่เข้าประชุมออนไลน์ให้คะแนนเพื่อน ๆ แล้วมาวิเคราะห์ต่อว่าเกิดการเปลี่ยนแปลงได้มากน้อยเพียงใด

นอกจากนี้แล้ว ยังมีข้อคิดอีกหลายเรื่องเกี่ยวกับการสื่อสารผ่านการประชุมออนไลน์ ซึ่งต้องมีการใช้เสียงเป็นหลัก ดังนั้นมีการฝึกฝนการใช้เสียงมาเป็นพิเศษ ประการต่อมาคือเรื่องของการสื่อสารที่ไม่ใช้เสียง เช่น การตั้งกล้องที่อยู่ในระดับสายตาจะช่วยให้การพุดคุยสบตากันได้ดีขึ้น สามารถสังเกตสีหน้า แววตา ท่าทางซึ่งกันและกันได้ดี นอกจากนี้ยังมีเรื่องการสื่อสารสารด้วยภาษากายซึ่งสามารถทำได้ทุก 10 วินาที

อีกประเด็นหนึ่งคือ การฝังเนื้อหาและกิจกรรมให้ผู้เข้าประชุมจดจำได้ รวมถึงการสร้างสีสันให้กับการกระชุมให้มีชีวิตชีวามากขึ้น กิจกรรมที่ว่านี้อาจจะสอดแทรกการใช้สื่อบุคคลเล่นเกมส์ต่าง ๆ ก็ได้ เทคนิคเหล่านี้ช่วยให้จดจำได้ดีขึ้น

ความท้าทายอีกประการคือ หลาย ๆ ครั้งที่มีเวลาในการนำเสนอสั้นระยะสั้นประมาณ 20 นาที ฟิลลิปส์แนะนำว่า คือ การตรึงให้ผู้ชมอยู่กับเรื่องที่กำลังเสนอ ง่ายสุดคือการขยับท่าทางประกอบเพื่อสร้างความสนุกสนานประทับใจ รวมถึงการใช้ Spice Rack ซึ่ง “Spice Rack ก็คือเทคนิคต่าง ๆ ที่ควรใช้ระหว่างการนำเสนอหรือเล่าเรื่องเพื่อสร้างปฏิสัมพันธ์กับคนฟัง” เพื่อเป็นการเพิ่มสีสันการสื่อสาร เช่น การเลือกภาพประกอบที่น่าสนใจ การใช้คำพูดที่ดึงคนฟัง การแสดงออกท่าทางต่าง ๆ การนั่ง การเดิน การใช้เสียง หรือองค์ประกอบอื่น ๆ ล้วนเป็นลูกเล่นในการประชุมออนไลน์ทั้งสิ้น เช่นเดียวกับการทำอาหารให้มีรสชาติอร่อยถูกปากต้องมีเครื่องเขียงมากมายหลายอย่าง การประชุมไหนมี Spice Rack มากก็มีโอกาสประสบความสำเร็จสูง

สามารถเข้าชมวีดีโอครั้งที่ 1 ได้ที่

https://www.youtube.com/watch?v=Pd5LoOelK4Y&feature=youtu.be

สามารถติดตามงานของฟิลลิปส์ที่ผ่านมาได้ที่

https://www.davidjpphillips.com/sv/

แปลและเรียบเรียงจาก

https://www.youtube.com/watch?v=Pd5LoOelK4Y&feature=youtu.be

https://www.davidjpphillips.com/sv/