เมื่องานไม่มี “เดดไลน์” ทำอย่างไรให้งานจบ ?

ใครๆ ก็รู้ว่า งานที่มีกำหนดเส้นตาย หรือ deadline สำคัญเพียงใด มันหมายถึงทุกอย่างต้อง “เสร็จเรียบร้อย” ก่อนกำหนดเส้นตาย พูดอีกอย่างคือ เส้นตายเป็นตัวผลักให้เราทุ่มเททำงานจนลุล่วง แต่สำหรับงานที่ไม่มีกำหนดเส้นตายเราหลายคนอาจทำงานนั้นๆ ไม่เสร็จเสียที ไม่ว่าเวลาจะผ่านไปเป็นสัปดาห์ เป็นเดือน หรือเป็นปี

งานที่ไม่มีกำหนดเส้นตาย สร้างความคลุมเครือ ความน่าเบื่อ และความว้าวุ่นใจให้แก่คนทำงาน

เป็นธรรมดาว่าคนทั่วไปมักไม่ให้ความสำคัญกับงานที่ไม่กำหนดเส้นตาย หรือมักหลีกเลี่ยงที่จะทำ เท่าที่ยังเลี่ยงได้ซึ่งส่วนหนึ่งอาจมาจากความรู้สึกไม่สะดวกที่จะทำ แต่ในหลายกรณีคือเราลืมว่ามีงานนี้ให้ทำ เนื่องจากมันไม่มีเส้นตายกำหนดไว้ ไม่มีอะไรมากระตุ้นให้ต้องลงมือทำ

โดยความเป็นจริงนั้น หากเราเลื่อนทำงานที่ไม่มีกำหนดเส้นตายออกไป แม้ไม่มีใครว่า แต่เราเองก็อาจไม่สบายใจ หรือรู้สึกละอายใจที่งานไม่ก้าวหน้าไปไหน หรือหากเป็นงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เราก็อาจกังวลว่าหากมีใครมาถามหาความคืบหน้าเราจะไม่มีอะไรชี้แจง

ดังนั้น เราจะกระตุ้นตัวเองให้ทำงานที่ไม่มีกำหนดเส้นตายให้คืบหน้าได้อย่างไร? Elizabeth Grace Saunders ที่ปรึกษาการบริหารเวลาชาวอเมริกัน ได้แนะนำกลยุทธ์การสร้างแรงจูงใจให้ทำงานที่ไม่มีกำหนดเดดไลน์ไว้ 3 กลยุทธ์  เป็นอะไรบ้างและทำไมต้องเป็นกลยุทธ์เหล่านั้น มาดูกัน

กำหนดเส้นตายการทำงาน

แม้ไม่มีใครกำหนดเส้นตายให้ เราก็ต้อง ผลักดันตนเองให้ทำงานให้เสร็จสิ้น ดังนั้นจง เลือกชีดเส้นตายให้งาน เองเลยดีกว่า เช่น ลองคิดว่า อยากให้งานนั้นๆ เสร็จสิ้นเมื่อใด แล้วกำหนดช่วงเวลาที่แน่นอนในแต่ละสัปดาห์เพื่ออุทิศให้งานนี้ หรือวาดภาพในใจว่า อยากเห็นงานคืบหน้าอย่างไร แล้วลงมือทำไปทุกวันๆ จนกว่าจะเสร็จสิ้น

เราอาจเขียนเตือนตัวเองให้ทำงานนั้นๆ ไว้บนหน้าปฎิทิน ซึ่งหากช่วงไหนงานชุกมาก ก็อาจเลื่อนงานที่ไม่มีกำหนดเส้นตายออกไปก่อน แล้วทำทดแทนในช่วงเวลาอื่นที่งานไม่รัดตัว การกำหนดความชัดเจนว่าจะทำงานแม้บางส่วนหรือทั้งโครงการให้เสร็จสิ้น ทำให้เราเห็นภาพชัดเจนว่า จะจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างไร อีกทั้งยังปลุกใจให้รู้สึกว่างานนั้นก็มีอะไรสำคัญอยู่เช่นกัน

เมื่อเห็นภาพรวมแล้วว่าจะจัดตารางเวลาทำงานอย่างไร ก็ให้สำรวจต่อไปว่า มีงานไม่มีกำหนดเส้นตายมากน้อยแค่ไหนที่ต้องสะสาง หากมีหลายชิ้น เลือกเอาชิ้นใดชิ้นหนึ่งขึ้นมาทำ พร้อมกำหนดแน่นอนว่าต้องเสร็จ ปิดจ๊อบ ได้ในหนึ่งเดือน เป็นต้น งานก็จะทยอยเสร็จสิ้นไปเดือนละชิ้น แทนที่จะต้องทำงานไม่มีกำหนดเส้นตายให้เสร็จสิ้นพร้อมกับทีเดียว

ลิสต์รายชื่อทีมสนับสนุนที่จะช่วยให้งานสำเร็จ

บางครั้ง หนึ่งในแนวทางที่จะทำให้งานเสร็จสิ้น แม้เป็นงานที่ไม่มีกำหนดเส้นตายก็คือ กำหนดรายชื่อคนที่เราเลือกขึ้นมาเป็นทีมสนับสนุน หลักการจิตวิทยาพื้นฐานคือ เมื่อใดก็ตามที่เราบอกใครก็ตามให้ทราบว่า เราตั้งใจจะทำงานใดให้เสร็จสิ้นภายในเวลาใด รวมถึงแจ้งความคืบหน้าของงานเป็นระยะ นั่นคือ แรงกระตุ้นให้เราตั้งใจทำงานจนคืบหน้ากว่าเดิม

ทีมสนับสนุนนี้ อาจเป็นรูปแบบสาธารณะ เช่น สื่อโซเชียลก็ได้ เช่น โพสต์แจ้งไว้บนสื่อโซเชียลว่า กำลังจะทำสิ่งใด และกำหนดจะทำสิ่งนั้นๆ ให้เสร็จสิ้นเมื่อใด เทคนิคนี้ จะเวิร์กมากๆ หากเรามีกลุ่มคนที่เป็นเครือข่ายอยู่จำนวนหนึ่ง และเป็นกลุ่มที่ใส่ใจ ติดตามข่าวสารความคืบหน้าของเราอยู่เสมอ

อีกทางเลือกที่อาจนำไปใช้คือ  ร่วมมือกับใครบางคนในการทำโครงการที่ว่านี้ เช่น กำหนดช่วงเวลาที่จะทำโครงการร่วมกันกับเพื่อนๆ หรืออาจเพียงนั่งอยู่ในห้องเดียวกัน แล้วต่างคนต่างทำงานของตนเอง เทคนิคนี้จะได้ผลดี เมื่อบอกเพื่อนร่วมห้องให้รู้ว่า เราตั้งใจทำอะไรอยู่ ณ ช่วงเวลานั้นๆ และเมื่อจบสิ้นช่วงเวลานั้นๆ ให้แจ้งความคืบหน้าของงานให้ได้รับทราบกันด้วย การสื่อสารและความใกล้ชิดจะหล่อเลี้ยงความรู้สึกด้านบวกของเพื่อนร่วมงานที่มีต่อเรา

ประเด็นสำคัญคือต้องเลือกใช้วิธีที่สร้างแรงกระตุ้นให้ได้มากที่สุดและเป็นวิธีการที่สะดวกใจที่จะทำที่สุดด้วยแม้ว่า งานหรือโครงการนั้นๆ ไม่ได้มีการกำหนดเดตไลน์ แต่มันก็ยังมีสัญญาณที่เราส่งไปยังคนอื่นๆ ว่า จะเชื่อถือ หรือหมดความนับถือในคำพูดของเราหากไม่ทำตามที่ได้ประกาศไว้

โน้มน้าว จูงใจตนเอง

วิธีสุดท้ายในการสร้างแรงจูงใจ คือ สร้างแรงจูงใจจากเรื่องที่เราพึงใจ ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี เช่น ให้รางวัลตัวเองเมื่อทำงานได้คืบหน้า ยกตัวอย่าง เมื่อคุณทำงานไปสักหนึ่งชั่วโมง ก็อนุญาตให้ตัวเองไปพักกินข้าวเที่ยง หรือ เมื่อค้นคว้าข้อมูลเสร็จ ก็อนุญาตให้ตัวเองใช้เวลาภาคบ่ายจัดโต๊ะทำงานรกๆ ให้เป็นระเบียบขึ้น เป็นต้น

การให้รางวัลตัวเองนี้ ไม่จำเป็นของเป็นของชิ้นใหญ่ หรือสิ่งของฟุ่มเฟือยใดๆ แต่เป็นสิ่งที่เราต้องการทำจริงๆ

หากรางวัลยังไม่อาจสร้างแรงจูงใจให้ได้มากพอ ลองใช้วิธีลงโทษแทน เช่น หากไม่ทำงานที่ไม่มีเดดไลน์ให้ลุล่วงจะไม่ได้ดูรายการโปรดทางทีวีหรือทางออนไลน์ หรือ หากไม่เข้าอบรมตามที่จ่ายเงินซื้อคอร์สไปแล้ว ก็จะไม่ยอมฟังเพลงโปรด ฯลฯ เป็นต้น แนวคิดนี้ เป็นการยึดโยงการลงโทษด้วยสิ่งของ หรือกิจกรรมที่เราชื่นชอบ และนี่จะทำให้เราไม่ละเลยกับงานที่เราอาจจะไม่อยากทุ่มเวลาให้

สุดท้ายคือให้รางวัลตัวเองสำหรับความคืบหน้าของงาน เช่น ไปร้านกาแฟ หรือเดินเล่นในสวน หากทำงานเสร็จ

การกระตุ้นตัวเองให้ทำงานที่ไม่มีเดตไลน์ ถือเป็นความท้าทาย  แต่ใช่ว่าจะผ่านไปไม่ได้ และยิ่งถ้าได้ลองทำตามกลยุทธ์ข้างต้น ซึ่งเป็นการผนวกประสบการณ์ที่ชื่นชอบกับความจำเป็นต้องทุ่มเทให้โครงการที่อาจไม่อยากทำเข้าด้วยกันก็น่าจะสร้างความก้าวหน้าให้กับงานได้ไม่น้อย

แปลมาจาก
How to motivate yourself when you don't have a deadline : www.hbr.org

————————————–