เปลี่ยนวันจันทร์ เป็นวันที่มีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด

สารภาพมาเลย เคยรู้สึกต่อต้านการไปทำงานในเช้าวันจันทร์กันใช่หรือไม่??? หลายๆ คน ก็เป็นแบบนี้ แต่ก็มีอีกหลายคน ที่ บอกว่า วันจันทร์คือวันที่พวกเขาทำงานได้ประสิทธิภาพที่สุดในรอบสัปดาห์ และสิ่งที่เกิดขึ้นในเช้าวันจันทร์ยังส่งผลกระทบเชิงบวกต่อการทำงานในวันที่เหลือของสัปดาห์ด้วย

บริษัทจัดหาคนเข้าทำงาน อย่าง Accountemps ได้สำรวจกลุ่มคนทำงาน และพบว่า 30 เปอร์เซนต์ของผู้ตอบแบบสอบถามระบุว่า วันจันทร์เป็นวันที่พวกเขาทำงานได้มีประสิทธิภาพที่สุด พร้อมกับเผยเทคนิคที่เรานำมาปรับใช้กันได้ แค่ทำตาม 7 เทคนิคข้างล่างนี้

1.วางแผนการทำงานไว้ล่วงหน้า

การเริ่มต้นสัปดาห์การทำงานตามแผนที่กำหนดไว้ จะทำให้คุณมีแนวโน้มทำงานสำเร็จลุล่วง นี่คือสิ่งที่ Frank Buck โค๊ชด้านการเพิ่มผลผลิตการทำงาน และผู้เขียนหนังสือ Get Organized! Time Management for School Leaders แนะนำไว้ แค่ใช้ช่วงเวลาเล็กน้อยก่อนเลิกงานในเย็นวันศุกร์ จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ เรียบร้อย พร้อมกับทำลิสต์ลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำก่อนหลังในเช้าวันจันทร์ไว้ล่วงหน้า หรือบางคนจะทำในตอนค่ำวันอาทิตย์ก็ไม่เป็นปัญหา การเตรียมตัวล่วงหน้า ทำให้เรารู้ว่า กรอบการทำงานของเราจะเป็นอย่างไร เราก็จะไม่ “หลุด” จากสิ่งที่ต้องทำ และสามารถเคลียร์งานให้สำเร็จลุล่วงได้ในที่สุด

2. ลองทำเหมือนว่า วันจันทร์ คือวันเริ่มต้นปีใหม่

สำหรับคนที่ชอบตั้งปณิธานในสิ่งต่างๆ วันที่ 1 มกราคม มักถูกกำหนดให้เป็นวันแห่งการเริ่มต้น วันแห่งการตั้งใจทำสิ่งใหม่ๆ ฉะนั้น ก็ลองใช้วิธีการหรือมุมมองนี้ เพื่อเป็นตัวเพิ่มพลังให้ตัวเองในวันจันทร์ที่กำลังจะมาถึง  นี่คือ คำแนะนำจาก ดร. Melissa Gratias หนึ่งในผู้เชี่ยวชาญด้านการสร้างประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากที่เราจะ “ปฎิบัติ” กับ “วันจันทร์” ในฐานะวันเริ่มต้นแห่งความตั้งใจ และการทำสิ่งใหม่ๆ แล้ว อย่าลืมดูแลสุขภาพ ด้วยการกินดีมีประโยชน์ พร้อมออกกำลังกายอย่างเหมาะสม รวมถึง “วาดภาพ” เป้าหมาย ที่คุณอยากบรรลุ และใช้ความรู้สึกของการเป็นจุดเริ่มต้นใหม่ มาช่วยทำให้สิ่งนี้เป็นจริง

3. สงวนช่วงเวลาที่ดีของวันไว้ทำงานสำคัญ  

คนทำงานที่มีประสิทธิภาพจะรู้ว่า ช่วงเวลาที่ดีที่สุดของวันสำหรับตัวเอง คือช่วงไหน นั่นคือ ช่วงเวลาที่พวกเขามีระดับพลังงานสูงสุด รู้สึกตื่นตัวสูงสุด และพร้อมเผชิญกับภาระงานที่สำคัญมากที่สุด นี่คือ คำอธิบายจาก Julie Morgenstern ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาและการผลิตผลงานที่มีคุณภาพ รวมถึง ยังเป็นเจ้าของงานเขียน Time Management from the Inside Out

จากการสำรวจของ Accountemps พบว่า คนส่วนใหญ่ (75 เปอร์เซนต์) สามารถเคลียร์งานส่วนใหญ่ให้เสร็จสิ้นได้ก่อนเที่ยงวัน  ฉะนั้น หาให้เจอว่า อะไรคือ ช่วงเวลาที่ดีที่สุดของวันสำหรับคุณ และสงวนรักษาเวลานี้ไว้ อย่าใช้เวลาที่มีค่าไปกับการอ่านเมล์ ประชุม หรือคุยเล่นกับเพื่อนร่วมงาน แต่เอาเวลานี้ไปทุ่มเททำงานที่สำคัญแทน  แล้วคุณจะเหลือเวลาไว้คิดใคร่ครวญวางแผนเรื่องอื่นๆ ได้ และหากเป็นไปได้ เลี่ยงการอ่านและตอบเมล์ในตอนเช้าวันจันทร์ซะ เพราะพอเราตอบเมล์ บรรดาเรื่องเร่งด่วนที่ไม่จำเป็นจะทำให้เราเสียเวลาดีๆ ของวันไปโดยเปล่าประโยชน์ ใช้เวลาช่วงหลังพักเที่ยงมาอ่านและตอบเมล์ก็ไม่น่าจะสายเกินไป

4. จำกัดการประชุมในเช้าวันจันทร์

ถ้าเริ่มต้นสัปดาห์ด้วยวังวนแห่งการประชุมตลอดทั้งวัน ก็เท่ากับเราได้บ่อนทำลายศักยภาพการสร้างผลงานดีๆ ของเราไปแล้ว  และหากเลี่ยงการจัดประชุมในเช้าวันจันทร์ไม่ได้ ก็ลองเลื่อนเวลาการประชุมออกไปเป็นช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งแทน เพื่อให้เราสามารถเริ่มลงมือทำอะไรที่มีคุณค่าจริงๆ ให้เกิดขึ้นในวันแรกของการทำงานในรอบสัปดาห์

5. ดูแลตัวเองอย่างดี

หากว่าวันทำงานของคุณจะมีงานที่คุณไม่ “แฮปปี้” ที่จะทำ และทำให้คุณนึก “ชิงชัง” เช้าวันจันทร์ ลองเอา “ระบบให้รางวัล”ตัวเองมาใช้จะทำให้เรารู้สึกดีขึ้น  Gratias บอกว่า หนึ่งในแนวคิดเชิงจิตวิทยาที่เรียกว่า การกำกับตนเอง คือ การให้รางวัลแก่ตัวเอง และทำให้เราแสดงนิสัยที่เราต้องการเห็นด้วยการผูกโยงสิ่งที่เรารักจะทำ กับ สิ่งที่เราไม่รู้สึกรักที่จะทำเลยเข้าด้วยกัน

เช่น หากเราไม่ชอบการเขียนรายงาน ก็ลองผูกสิ่งนี้ กับการซื้อกาแฟแก้วโปรด หรือ สมูตตี้แสนอร่อย ขณะเดินทางไปทำงาน หรือผูกโยงการคุยโทรศัพท์กับเพื่อนรักในช่วงเดินทางกลับบ้านหรือหลังจากทำงานชิ้นสำคัญเสร็จสิ้น การผูกโยงสิ่งที่เราชอบกับประสบการณ์การให้รางวัลตัวเอง ที่เกิดขึ้นในวันจันทร์ จะเท่ากับการกำกับตนเอง ให้เฝ้ารอวันจันทร์ที่มีความหมาย และใช้สิ่งนี้ สร้างผลกระทบดีๆ ให้เกิดขึ้นตลอดวันทำงาน

นอกจากนี้ เราอาจสร้างสภาพแวดล้อมที่จะช่วยให้เราทำงานให้สำเร็จ มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น หากเราชอบดนตรี หรือชอบกลิ่นหอมบางอย่าง ก็นำสิ่งนี้เข้ามาในพื้นที่ทำงานของเรา เปิดเพลงคลอระหว่างทำงาน หรือจุดเตาหอมอโรมาเพื่อสร้างบรรยากาศที่พึงใจให้เราทำงานอย่างมีความสุข และมีผลสัมฤทธิ์ที่ดี

6. รู้ข้อจำกัดด้านเวลาของตนเอง

อีกส่วนหนึ่งคือ ต้องรู้ว่า ตัวเองสามารถจะมีสมาธิกับการทำงานได้นานแค่ไหน โดยทั่วไปแล้ว คนเราจะจดจ่อกับงานได้นาน 90 นาที แล้วก็ต้องพักเบรกสักครู่

ด้วยเหตุนี้ Cal Newport ศาสตราจารย์ประจำมหาวิทยาลับ Georgetown และผู้เขียนหนังสือ Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World บอกว่า ควรกำหนดออกมาว่า เวลาแต่ละช่วงของวัน จะใช้กับเรื่องใดให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด แล้วทำตามนั้น  การร่างแผนการใช้เวลากับเรื่องต่างๆ ยังทำให้เรารู้ว่า เราเหลือเวลาว่างช่วงใด และงานแต่ละงานต้องใช้เวลาเท่าใดเพื่อทำให้เสร็จสิ้นจริงๆ

7. ติดตามความสำเร็จที่เกิดขึ้น

ด้วยการจดบันทึกสิ่งที่คุณทำในแต่ละวัน  เป็น เรซูเม่ ที่จะย้อนกลับมาดูได้ว่า ในวันที่คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น คุณทำอย่างไร จึงได้ผลออกมาน่าพอใจเช่นนั้น นอกจากนื้ การจดบันทึกยังไม่เพียงทำให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่เริ่มต้นทำไปแล้ว แต่ยังผลักดันให้คุณพยายามทำสิ่งนั้นให้ลุล่วงในที่สุด มันจึงเป็นแรงกระตุ้นที่ดีให้คุณเดินหน้าทำสิ่งที่ควรทำต่อไป

Source
How to make your Mondays more productive
fastcompany.com